ITW

Eine komplexe Plattform, die Vereinfachung braucht

Das Website-Ökosystem von ITW bestand aus einem Umbraco CMS, InRiver als PIM und einem zusätzlichen ETL/PIM-System, das als übergreifende Integrations-Engine über das Datenmodell hinweg dienen sollte.

Die Website wurde von drei bis vier verschiedenen Digitalpartnern betreut und gewartet, und ITW erlebte erhebliche Probleme in Betrieb und Performance, während sich ein großer Backlog ungelöster Aufgaben und Funktionen aufbaute. Die Lösung umfasste 12 Domains in vier Sprachen und vielen Länderversionen, die auf einem komplexen Datenmodell mit einem eher unsicheren, unflexiblen On-Premise-Hosting beruhten.

Insgesamt war das digitale Setup von ITW mit Lösung, Prozessen und Lieferanten schlicht unnötig kompliziert und ineffizient. Das war der Ausgangspunkt unserer Zusammenarbeit.

Weil ITW ein großes Unternehmen mit vielen Beteiligten und viel IT-Altlast ist, war das PIM-Projekt nicht nur ein großes Technologieprojekt, sondern auch ein großes Change-Management-Projekt.

1. Komplexe Daten: ITW arbeitet mit einem breiten Spektrum an Industriewerkzeugen und Materialien, jedes mit eigenen Attributen, Spezifikationen und Varianten. Diese große Menge an Produktdaten zu verwalten und dabei Korrektheit, Konsistenz und Vollständigkeit im PIM-System zu sichern, kann anspruchsvoll sein.

2. Integration in bestehende Systeme: ITW hat aller Voraussicht nach verschiedene bestehende Systeme und Datenbanken im Einsatz, darunter ERP-Systeme, Fertigungssoftware und Werkzeuge für das Lieferkettenmanagement. Diese Systeme so an die neue PIM-Lösung anzubinden, dass Daten reibungslos fließen und im ganzen Unternehmen konsistent bleiben, kann komplex und zeitaufwendig sein.

3. Mehrsprachigkeit und mehrere Regionen: ITW ist weltweit tätig und bedient Kunden in mehreren Regionen und Sprachen. Das PIM-System so einzurichten, dass es verschiedene Sprachen, Währungen, Maßeinheiten und regulatorische Anforderungen über die Märkte hinweg trägt, kann erhebliche Herausforderungen mit sich bringen.

4. Komplexe Produktbeziehungen: Die Produkte von ITW können komplexe Hierarchien, Abhängigkeiten und Kompatibilitätsanforderungen haben. Diese Beziehungen im PIM-System abzubilden und zu pflegen, damit Produkte korrekt verknüpft sind und sich Cross-Selling-Chancen ergeben, kann schwer zu bewältigen sein.

5. Akzeptanz und Schulung der Nutzer: Ein neues PIM-System einzuführen verlangt umfassende Schulungen und Change-Management, damit Mitarbeitende in allen Abteilungen und Regionen es reibungslos annehmen. Widerstand gegen Veränderung und fehlendes Verständnis für den Nutzen des Systems können Akzeptanz und Produktivität bremsen.

6. Data Governance und Sicherheit: Datenintegrität, Sicherheit und die Einhaltung branchenüblicher Vorschriften wie DSGVO oder CCPA sind entscheidend, gerade bei sensiblen Produktinformationen. Belastbare Regeln für Data Governance und Sicherheitsmaßnahmen im PIM-System sind unerlässlich, um vertrauliche Informationen zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.

7. Skalierbarkeit und künftiges Wachstum: Während ITW sein Produktportfolio und seine weltweite Präsenz weiter ausbaut, wird Skalierbarkeit zum entscheidenden Kriterium. Das PIM-System muss ausreichend skalierbar sein, um künftiges Wachstum, weitere Produktlinien und veränderte Anforderungen zu tragen, ohne dass Performance oder Bedienbarkeit leiden.

Implementierungsprozess

Uns war früh klar, wie entscheidend sorgfältige Planung, strategisches Vorgehen und durchgängige Unterstützung über den gesamten Implementierungsprozess in diesem Projekt sind. Deshalb haben wir die Implementierung auf drei Schwerpunkte zusammengefasst.

Schwerpunkte der Implementierung:

Ganzheitliche Integrationsstrategie: Eine umfassende Integrationsstrategie ist entscheidend. Dazu gehört, alle relevanten Systeme und Datenquellen zu erfassen, Integrationspunkte zu priorisieren und einen reibungslosen Datenaustausch zwischen dem PIM-System und anderen Unternehmenssystemen wie ERP, CRM und E-Commerce-Plattformen einzurichten.

Datensynchronisation: Daten in Echtzeit zwischen den Systemen zu synchronisieren ist die Voraussetzung dafür, dass sie im ganzen Unternehmen konsistent und korrekt bleiben. Belastbare Integrationsprotokolle und Monitoring helfen, Störungen der Synchronisation früh zu erkennen und zu beheben.

Datenqualität

Datenbereinigung und -anreicherung: Vor der Migration sind gründliche Bereinigung und Anreicherung der Daten unerlässlich. Dazu gehört, Unstimmigkeiten, Fehler und Redundanzen in den Produktdaten zu finden und zu beheben, damit die Datenqualität im PIM-System von Anfang an stimmt.

Rahmen für Data Governance: Ein belastbarer Rahmen für Data Governance ist entscheidend, damit die Datenqualität dauerhaft hält. Datenstandards, Prüfregeln und Qualitätskennzahlen festzulegen und Rollen und Verantwortlichkeiten für die Datenpflege klar zu verteilen, sichert Datenintegrität und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Interne Befähigung (davor, dabei und danach)

Schulung vor der Implementierung: Umfassende Schulungen und Materialien für die Beteiligten schon vor dem Start der PIM-Implementierung sind entscheidend. So verstehen die Mitarbeitenden Zweck, Nutzen und Funktionsumfang des PIM-Systems, und die kommenden Veränderungen finden Rückhalt statt Widerstand.

Unterstützung während der Implementierung: Laufende Unterstützung und Begleitung während der Implementierung sind entscheidend, um Störungen klein und die Akzeptanz hoch zu halten. Feste Ansprechpartner, regelmäßige Abstimmungen und schnelle Antworten auf Fragen der Nutzer nehmen Widerstände heraus und machen den Übergang reibungslos.

Optimierung nach der Implementierung: Ein Plan für die Optimierung nach der Implementierung ist entscheidend, damit das PIM-System langfristig seinen Wert entfaltet. Dazu gehören regelmäßige Reviews, Feedback der Nutzer und das Aufspüren von Verbesserungen an Prozessen und System, um veränderte Anforderungen wirksam zu bedienen.

Wichtiges Ergebnis

Die PIM-Implementierung hat die betriebliche Effizienz im ganzen Unternehmen deutlich verbessert. Durch die nahtlose Anbindung des PIM-Systems an die bestehenden Unternehmenssysteme hat ITW die Datensynchronisation optimiert, Prozesse verschlankt und den manuellen Aufwand gesenkt. Mitarbeitende greifen jetzt in Echtzeit auf korrekte, aktuelle Produktinformationen zu, entscheiden schneller und arbeiten produktiver.