När en kund ber om en offert

I mitt arbete med tillverkande företag ser jag samma mönster om och om igen: offertprocessen blir en flaskhals.

Inte nödvändigtvis för att verksamheten är särskilt komplex, utan för att priser, lagersaldo, produktkonfigurationer och godkännanden är utspridda över flera olika system och interna processer.

Det som börjar som en enkel kundförfrågan utvecklas snabbt till en rad manuella kontroller. Plötsligt lägger säljorganisationen mer tid på intern samordning än på att faktiskt sälja.

Under de senaste åren har jag sett allt fler tillverkande företag börja strukturera sin quote-to-order-process digitalt. När produktdata, priser och arbetsflöden hänger ihop blir offertarbetet både snabbare, mer tillförlitligt och betydligt mindre beroende av manuella processer.

Varför offertprocessen blir komplex

Om du frågar säljorganisationer inom tillverkningsindustrin var försäljningsprocessen oftast stannar upp är svaret ofta detsamma: när en offert ska tas fram.

Det är här organisationen behöver hitta rätt produktkonfiguration, säkerställa korrekt pris och bekräfta att produkten faktiskt kan levereras.

En kund ber om en offert och plötsligt startar en rad interna kontroller. Är priset korrekt för den här kunden? Finns produkten i lager? Existerar den önskade konfigurationen? Behöver ordern godkännas internt innan offerten kan skickas?

Det som borde vara ett enkelt steg i försäljningsprocessen förvandlas snabbt till en kombination av mejl, kalkylblad och intern samordning.

Samtidigt förändras kundernas förväntningar. I dag föredrar många B2B-köpare att undersöka produkter och lösningar digitalt innan de kontaktar en säljare. När offertprocessen fortfarande präglas av manuella arbetsmoment blir skillnaden mellan kundernas förväntningar och företagets processer snabbt tydlig.

Resultatet ser vi gång på gång. Det tar för lång tid att ta fram offerter. Prisfel uppstår. Interna specialister blir flaskhalsar. Och säljorganisationen lägger förvånansvärt mycket tid på att leta efter information i stället för att fokusera på kunderna.

När komplexiteten växer snabbare än organisationen

En av de främsta anledningarna till att offertarbetet blir svårt är att den information som behövs sällan finns samlad på ett ställe.

Regler för produktkonfiguration kan finnas i ett system. Kundspecifika priser i ett annat. Lagersaldo i ERP-systemet. Och ibland finns viktig information endast i ett kalkylblad hos en medarbetare.

När produktsortimentet växer ökar komplexiteten snabbt. Många tillverkande företag arbetar med tusentals produktvarianter, olika prismodeller och individuella kundavtal. Förr eller senare blir manuell offertframtagning helt enkelt svår att skala upp.

Lägg därtill godkännandeflöden för specialpriser eller större ordervolymer, och processen blir ännu mer beroende av intern samordning.

Det är i sig inget fel på dessa steg. Problemet uppstår när de är beroende av människor som manuellt måste samla information från flera olika system. Då blir hela quote-to-order-processen både långsam och sårbar.

Från manuell offertframtagning till strukturerade processer

Det vi i allt högre grad ser hos tillverkande företag är en förflyttning mot att strukturera quote-to-order-processen digitalt.

I stället för att vara beroende av manuell samordning kopplar företag samman produktdata, prislogik och lagersaldo direkt med sina handelsplattformar eller kundportaler. Det gör det möjligt för kunder, återförsäljare och säljteam att konfigurera produkter, se korrekta priser och gå vidare med beställningar betydligt snabbare.

Många av de tillverkande företag vi arbetar med hanterar den här utmaningen genom att koppla samman produktdata, priser och arbetsflöden via moderna B2B-handelsplattformar som Truvio.

När systemen fungerar tillsammans över commerce, ERP och produktdata blir offertprocessen en strukturerad del av quote-to-order-flödet i stället för en manuell process som bygger på intern samordning.

När både kunder och säljteam kan lita på processen

Den största fördelen med detta arbetssätt är förutsägbarhet.

Kunderna kan känna sig trygga med att den konfiguration de beställer är korrekt. Att priset stämmer. Och att produkten faktiskt kan levereras.

Samtidigt behöver säljteamet inte längre manuellt kontrollera varje detalj innan en offert skickas. I stället kan de fokusera på kundrelationer, komplexa projekt och nya affärsmöjligheter.

Internt innebär det också att specialister inte längre drunknar i rutinmässiga förfrågningar utan kan lägga sin tid på uppgifter som skapar större värde för verksamheten.

Så kan ni skala upp utan att öka komplexiteten

Något vi ofta ser hos växande tillverkande företag är att den operativa komplexiteten ökar snabbare än organisationen hinner anpassa sig.

Fler produkter. Fler prisavtal. Fler kunder.

Utan struktur blir den naturliga reaktionen ofta att anställa fler medarbetare för att hantera den ökande arbetsbelastningen. Men i många fall handlar utmaningen inte om antalet medarbetare. Den handlar om hur produktdata, priser och arbetsflöden hänger samman.

När dessa delar fungerar tillsammans digitalt kan företag hantera betydligt högre efterfrågan utan att öka den operativa komplexiteten.

Resultatet är en mer skalbar organisation. Offerter skickas snabbare. Felen minskar. Och kunderna får den köpupplevelse som de i allt högre grad förväntar sig.