En komplex plattform i behov av förenkling

ITW:s webbmiljö bestod av Umbraco CMS, InRiver som PIM samt ett kompletterande ETL/PIM-system som var tänkt att fungera som integrationsmotor i hela datamodellen.

Lösningen levererades och förvaltades av tre till fyra olika digitala partners, vilket ledde till betydande utmaningar kopplade till drift och prestanda för ITW, samtidigt som en stor backlog av olösta problem och funktioner byggdes upp. Lösningen omfattade 12 domäner på fyra språk och i många landsversioner, baserade på en komplex datamodell och en något osäker och oflexibel on prem-lösning för hosting.

Överlag var ITW:s digitala setup, inklusive lösningen, processerna och leverantörsstrukturen, helt enkelt alltför komplex och ineffektiv, vilket också blev utgångspunkten för vårt samarbete.

På grund av komplexiteten i att vara ett stort företag, med många intressenter och mycket IT-arv, var PIM-projektet inte bara ett omfattande teknikprojekt utan också ett stort förändringsprojekt.

1. Datakomplexitet: ITW hanterar ett brett utbud av industriella verktyg och material, där varje produkt har sina egna attribut, specifikationer och varianter. Att hantera denna stora mängd produktdata och samtidigt säkerställa att den är korrekt, konsekvent och komplett i PIM-systemet kan vara en utmaning.

2. Integration med befintliga system: ITW har sannolikt flera befintliga system och databaser, inklusive affärssystem, produktionssystem och verktyg för supply chain management. Att integrera dessa system med den nya PIM-lösningen för att säkerställa ett sömlöst dataflöde och konsekvent information i hela organisationen kan vara både komplext och tidskrävande.

3. Stöd för flera språk och regioner: ITW verkar globalt och betjänar kunder i flera regioner och på flera språk. Att konfigurera PIM-systemet så att det stödjer olika språk, valutor, måttenheter och regulatoriska krav på olika marknader kan innebära betydande utmaningar.

4. Komplexa produktrelationer: ITW:s produkter kan ha komplexa hierarkiska relationer, beroenden och kompatibilitetskrav. Att kartlägga och hantera dessa relationer i PIM-systemet för att säkerställa korrekta produktkopplingar och möjligheter till korsförsäljning kan vara en stor utmaning.

5. Användning och utbildning: Införandet av ett nytt PIM-system kräver omfattande utbildning och förändringsledning för att säkerställa en smidig användning bland medarbetare i olika avdelningar och regioner. Motstånd mot förändring och bristande förståelse för systemets fördelar kan annars hämma både användning och produktivitet.

6. Datastyrning och säkerhet: Att upprätthålla dataintegritet, säkerhet och efterlevnad av branschregleringar, som exempelvis GDPR eller CCPA, är avgörande, särskilt när det handlar om känslig produktinformation. Det är därför viktigt att införa robusta principer för datastyrning och säkerhetsåtgärder i PIM-systemet för att skydda konfidentiell information och förhindra obehörig åtkomst.

7. Skalbarhet och framtida tillväxt: I takt med att ITW fortsätter att utöka sin produktportfölj och sin globala närvaro blir skalbarhet en avgörande faktor. PIM-systemet måste vara tillräckligt skalbart för att kunna hantera framtida tillväxt, fler produktlinjer och förändrade affärsbehov utan att göra avkall på prestanda eller användarvänlighet.

Implementeringsprocess

Vi såg snabbt hur avgörande noggrann planering, strategiskt genomförande och omfattande stöd är genom hela implementeringsprocessen i det här projektet. Därför kokade vi ned fokus i implementeringen till tre centrala områden.

Viktiga fokusområden i implementeringen:

Holistisk integrationsstrategi: Att utveckla en heltäckande integrationsstrategi är avgörande. Det innebär att identifiera alla relevanta system och datakällor, prioritera integrationspunkter och etablera sömlösa mekanismer för datautbyte mellan PIM-systemet och andra affärskritiska system som ERP, CRM och e handelsplattformar.

Datasynkronisering: Att säkerställa synkronisering av data i realtid mellan systemen är avgörande för att upprätthålla konsekvent och korrekt data i hela organisationen. Genom att implementera robusta integrationsprotokoll och mekanismer för övervakning blir det möjligt att snabbt upptäcka och lösa problem med datasynkronisering.

Datakvalitet

Datarensning och databerikning: Innan migreringen är det avgörande att genomföra noggranna processer för datarensning och databerikning. Det innebär att identifiera och korrigera inkonsekvenser, felaktigheter och dubbleringar i produktdata för att säkerställa hög datakvalitet och stark dataintegritet i PIM-systemet.

Ramverk för datastyrning: Att etablera ett robust ramverk för datastyrning är avgörande för att upprätthålla datakvaliteten över tid. Genom att definiera datastandarder, valideringsregler och kvalitetsmått, samt tydliggöra roller och ansvar för datahantering, blir det möjligt att säkra dataintegritet och efterlevnad av regulatoriska krav.

Intern förankring före, under och efter

Utbildning före implementering: Det är avgörande att ge intressenterna omfattande utbildning och relevanta resurser innan PIM-implementeringen inleds. Det säkerställer att medarbetarna förstår syftet, nyttan och funktionerna i PIM-systemet, vilket skapar förankring och engagemang inför de kommande förändringarna.

Stöd under implementeringen: Att erbjuda löpande stöd och vägledning under implementeringsfasen är viktigt för att minimera störningar och maximera användningen. Genom att ge tillgång till dedikerade supportkanaler, genomföra regelbundna avstämningar och snabbt hantera användarnas frågor och behov blir övergången smidigare och motståndet mindre.

Optimering efter implementeringen: Att arbeta med en plan för optimering efter implementeringen är avgörande för att maximera det långsiktiga värdet av PIM-systemet. Det innebär att genomföra regelbundna uppföljningar, samla in feedback från användarna och identifiera möjligheter till processförbättringar och vidareutveckling av systemet för att möta verksamhetens föränderliga behov.

Viktigt resultat

Implementeringen av PIM har lett till betydande förbättringar i den operativa effektiviteten i hela organisationen. Genom att sömlöst integrera PIM-systemet med befintliga affärssystem har ITW optimerat datasynkroniseringen, effektiviserat processerna och minskat det manuella arbetet. Som ett resultat får medarbetarna tillgång till korrekt och uppdaterad produktinformation i realtid, vilket möjliggör snabbare beslutsfattande och högre produktivitet.