En kunde beder om et tilbud

I mit arbejde med produktionsvirksomheder ser jeg det samme mønster igen og igen: Tilbudsprocessen bliver en flaskehals.

Ikke nødvendigvis fordi forretningen er særlig kompleks, men fordi priser, lagerstatus, produktkonfigurationer og godkendelser er spredt på tværs af flere systemer og interne processer.

Det, der starter som en simpel forespørgsel fra en kunde, udvikler sig hurtigt til en række manuelle tjek. Pludselig bruger salgsorganisationen mere tid på intern koordinering end på at sælge.

De senere år har jeg set flere og flere produktionsvirksomheder begynde at strukturere deres quote-to-order-proces digitalt. Når produktdata, priser og workflows hænger sammen, bliver tilbudsarbejdet både hurtigere, mere pålideligt og langt mindre afhængigt af manuelle processer.

Hvorfor tilbudsprocessen bliver kompleks

Hvis du spørger salgsorganisationer i produktionsvirksomheder, hvor salgsprocessen typisk går i stå, er svaret ofte det samme: når der skal udarbejdes et tilbud.

Det er her, organisationen skal finde den rigtige produktkonfiguration, sikre den korrekte pris og afklare, om produktet faktisk kan leveres.

En kunde beder om et tilbud, og pludselig går en række interne tjek i gang. Er prisen korrekt for denne kunde? Har vi varen på lager? Findes den ønskede konfiguration? Skal ordren godkendes internt, før tilbuddet kan sendes?

Det, der burde være et enkelt trin i salgsprocessen, ender hurtigt som en kombination af mails, regneark og intern koordinering.

Samtidig ændrer kundernes forventninger sig. I dag foretrækker mange B2B-købere at undersøge produkter og løsninger digitalt, før de taler med en sælger. Når tilbudsprocessen stadig er præget af manuelle arbejdsgange, bliver forskellen mellem kundernes forventninger og virksomhedens processer hurtigt tydelig.

Resultatet ser vi igen og igen. Tilbud tager for lang tid at udarbejde. Der opstår prisfejl. Interne specialister bliver flaskehalse. Og salgsorganisationen bruger overraskende meget tid på at finde information frem i stedet for at fokusere på kunderne.

Når kompleksiteten vokser hurtigere end organisationen

En af de primære årsager til, at tilbudsarbejdet bliver vanskeligt, er, at de nødvendige oplysninger sjældent findes ét sted.

Regler for produktkonfiguration kan ligge i ét system. Kundespecifikke priser i et andet. Lagerstatus i ERP-systemet. Og nogle gange findes vigtige detaljer kun i et regneark hos en medarbejder.

Når produktsortimentet vokser, stiger kompleksiteten hurtigt. Mange produktionsvirksomheder arbejder med tusindvis af produktvarianter, forskellige prismodeller og individuelle kundeaftaler. På et tidspunkt bliver manuel tilbudsgivning simpelthen vanskelig at skalere.

Læg dertil godkendelsesflows for specialpriser eller større ordrer, og processen bliver endnu mere afhængig af intern koordinering.

Der er i sig selv ikke noget galt med disse trin. Problemet opstår, når de er afhængige af mennesker, der manuelt skal samle information på tværs af systemer. Så bliver hele quote-to-order-processen både langsom og sårbar.

Fra manuel tilbudsgivning til strukturerede processer

Det, vi i stigende grad ser hos produktionsvirksomheder, er et skift mod at strukturere quote-to-order-processen digitalt.

I stedet for at være afhængige af manuel koordinering forbinder virksomheder produktdata, prislogik og lagerstatus direkte med deres commerce-platforme eller kundeportaler. Det gør det muligt for kunder, forhandlere og salgsteams at konfigurere produkter, se korrekte priser og gå videre med ordrer langt hurtigere.

Mange af de produktionsvirksomheder, vi arbejder med, løser denne udfordring ved at forbinde produktdata, priser og workflows gennem moderne B2B-commerce-platforme som Truvio.

Når systemerne hænger ordentligt sammen på tværs af commerce, ERP og produktdata, bliver tilbudsgivning en struktureret del af quote-to-order-flowet frem for en manuel proces, der afhænger af intern koordinering.

Når både kunder og salgsteam kan stole på processen

Den største fordel ved denne tilgang er forudsigelighed.

Kunder kan stole på, at den konfiguration, de bestiller, er korrekt. At prisen er den rigtige. Og at produktet rent faktisk kan leveres.

Samtidig behøver salgsteamet ikke længere manuelt at kontrollere hver eneste detalje, før et tilbud sendes. I stedet kan de fokusere på kunderelationer, komplekse projekter og nye forretningsmuligheder.

Internt betyder det også, at specialister ikke længere drukner i rutineforespørgsler, men kan bruge deres tid på opgaver, der skaber større værdi for virksomheden.

Sådan kan I skalere uden at øge kompleksiteten

Noget, vi ofte ser i voksende produktionsvirksomheder, er, at den operationelle kompleksitet vokser hurtigere end organisationen kan følge med.

Flere produkter. Flere prisaftaler. Flere kunder.

Uden struktur bliver den naturlige reaktion ofte at ansætte flere medarbejdere til at håndtere den stigende arbejdsmængde. Men i mange tilfælde er udfordringen ikke antallet af medarbejdere. Den handler om, hvordan produktdata, priser og workflows hænger sammen.

Når disse elementer arbejder sammen digitalt, kan virksomheder håndtere markant større efterspørgsel uden at øge den operationelle kompleksitet.

Resultatet er en mere skalerbar organisation. Tilbud sendes hurtigere. Fejl reduceres. Og kunderne får den købsoplevelse, de i stigende grad forventer.